Lösungen: ein eigenes Produkt und typische Beispiele.
Hier ist getrennt, was es bereits gibt und was ein Beispiel ist. KollaMed Sync ist ein bestehendes Produkt von KollaMed. Die weiteren Oberflächen sind Demonstrationen mit fiktiven Daten und zeigen, wie typische Lösungen aussehen können.
Wie die Beispiele gekennzeichnet sind
Bestehendes Produkt
Software, die KollaMed entwickelt hat und die im Einsatz ist: KollaMed Sync.
Demonstration
Nachgebaute Oberfläche mit fiktiven Daten. Sie ist nicht bedienbar und keine verfügbare Anwendung.
Typisches Szenario
Ein häufiger Ablauf und ein möglicher Lösungsweg – kein Kundenprojekt.
KollaMed Sync
Bestehendes Produkt
Problem: Rezept-, Verordnungs- und Hilfsmittelanfragen zwischen Pflegediensten und Arztpraxen laufen oft über Fax und Telefon. Niemand weiß sicher, ob eine Anfrage angekommen ist oder wie weit sie ist.
Funktionsweise: Der Pflegedienst stellt die Anfrage strukturiert, die Praxis bearbeitet sie im Posteingang, Status und Rückfragen stehen für beide Seiten im selben Vorgang.
Pflegedienst
Anfrage · Kowalski, Dieter
Rückmeldung eingegangen · Unterlage bereitgestellt
Arztpraxis
Posteingang · heute
Noch nichts eingegangen
Beispielhafte Darstellung aus KollaMed Sync mit fiktiven Daten.
Aufgaben- und Statusübersicht
Demonstration · typisches Szenario
Ausgangslage: Aufgaben werden zugerufen, auf Zettel geschrieben oder per Messenger verteilt. Was offen ist, weiß nur, wer gerade da ist.
Lösungsweg: Eine gemeinsame Übersicht mit Zuständigkeit, Fälligkeit und Status – eingerichtet in vorhandener Software oder als kleines internes Tool.
Voraussetzung: Das Team einigt sich auf wenige, klare Status und pflegt sie im Alltag.
Aufgaben · diese Wochealle Zuständigkeiten
- 2 offen
- 1 in Bearbeitung
- 1 geplant
- 1 erledigt
| Aufgabe | Zuständig | Fällig | Status |
|---|---|---|---|
| Befund an Facharztpraxis senden | Empfang | heute | In Bearbeitung |
| Rückruf an Pflegedienst | Team Rezepte | heute | Offen |
| Liste der Hausbesuche aktualisieren | Praxisleitung | Mittwoch | Offen |
| Neue Mitarbeiterin einweisen | Praxisleitung | Donnerstag | Geplant |
| Wartung Kartenlesegerät beauftragen | Verwaltung | Montag | Erledigt |
Strukturierter Anfrageprozess mit Benachrichtigungen
Demonstration · typisches Szenario
Ausgangslage: Anfragen landen in einem Sammelpostfach, Angaben fehlen, und bis jemand reagiert, vergeht Zeit.
Lösungsweg: Ein Formular mit Pflichtangaben und ein Workflow, der prüft, zuordnet und die zuständige Person benachrichtigt. Die inhaltliche Entscheidung bleibt beim Team.
Voraussetzung: Klare Zuständigkeiten und ein Werkzeug, das für die jeweiligen Daten geeignet ist.
Eingegangene AnfrageWebformular
- Anliegen
- Terminverschiebung
- Eingang
- 08:12 Uhr
- Rückruf
- erwünscht
- Angaben
- vollständig
Ablauf danachWorkflow
- Pflichtangaben geprüftohne Nachfrage vollständigAutomatisch
- Zuständigkeit zugeordnetTerminvergabeAutomatisch
- Team benachrichtigtE-Mail an die TerminvergabeAutomatisch
- Neuen Termin bestätigenEntscheidung durch das TeamOffen
Digitale Erfassung statt verteilter Excel-Listen
Demonstration · typisches Szenario
Ausgangslage: Mehrere Personen pflegen dieselbe Tabelle, jede auf ihre Weise. Datumsangaben, Zuständigkeiten und Stände sind uneinheitlich.
Lösungsweg: Eine Erfassung mit Pflichtfeldern und festen Auswahlwerten, aus der Übersichten und Auswertungen entstehen.
Voraussetzung: Vorher wird festgelegt, welche Angaben wirklich gebraucht werden – nicht jede Spalte der alten Liste gehört dazu.
Vorher: gemeinsame ListeTabelle
| Vorgang | Datum | Wer | Stand |
|---|---|---|---|
| Befund anfordern | 12.9. | MK | raus? |
| Hausbesuch planen | nächste Wo. | – | ok |
| Rückruf Pflegedienst | ? | Anna | offen |
Nachher: ein vollständiger EintragErfassung
- Vorgang
- Hausbesuch planen
- Termin
- Di, 22.09., 9:00 Uhr
- Zuständig
- Praxisleitung
- Status
- Geplant
Welche Lösung passt, zeigt Ihr Ablauf.
Die Beispiele sind Ausgangspunkte, keine fertigen Pakete. Individuelle Software entsteht dann, wenn sie gegenüber einer bestehenden Lösung einen nachvollziehbaren Vorteil bietet.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.