So läuft eine Zusammenarbeit ab.
Erst den tatsächlichen Ablauf verstehen, dann die technisch und wirtschaftlich passende Lösung wählen. Die Zusammenarbeit folgt fünf Phasen, und jede endet mit einem Ergebnis, über das Sie entscheiden können.
Fünf Phasen, ein roter Faden.
Umfang und Tempo richten sich nach Ihrer Einrichtung. Die Reihenfolge bleibt: verstehen, bevor verändert wird.
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Phase 1
Verstehen
Abläufe, Beteiligte, Systeme und Rahmenbedingungen kennenlernen – im Gespräch, vor Ort oder anhand vorhandener Unterlagen. Dazu gehört auch, was schon versucht wurde und was im laufenden Betrieb nicht gestört werden darf.
ErgebnisEine gemeinsame Beschreibung des heutigen Ablaufs.
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Phase 2
Analysieren und priorisieren
Zeitfresser, Doppelarbeit und Medienbrüche werden identifiziert und auf ihre Ursachen zurückgeführt. Jede Stelle wird danach eingeordnet, welche Wirkung eine Veränderung hätte und welchen Aufwand sie bedeutet.
ErgebnisEine priorisierte Prozessübersicht.
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Phase 3
Lösung konzipieren
Organisatorische Änderung, vorhandene oder neue Standardsoftware, Integration, Automatisierung und Eigenentwicklung werden gegeneinander abgewogen – mit Blick auf Einführung, Pflege, laufende Kosten und Abhängigkeiten.
ErgebnisEin abgestimmtes Lösungskonzept mit Umfang und Reihenfolge.
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Phase 4
Umsetzen und einführen
Die Lösung wird gebaut oder konfiguriert, mit realen Abläufen geprüft, dokumentiert und dem Team erklärt. Umgesetzt wird in überschaubaren Schritten, damit der Betrieb weiterläuft.
ErgebnisEine eingeführte Lösung mit kurzer, verständlicher Dokumentation.
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Phase 5
Überprüfen und optimieren
Nach der Einführung wird angesehen, ob die Lösung im Alltag genutzt wird und die gewünschte Wirkung hat. Vereinbarte Anpassungen werden vorgenommen.
ErgebnisEine Rückmeldung zur Nutzung und ein Plan für Anpassungen.
Was Sie erwarten können.
Verständlich statt fachsprachlich
Ergebnisse werden so aufbereitet, dass Sie ohne IT-Kenntnisse entscheiden können.
Umsetzbar statt theoretisch
Vorschläge werden danach bewertet, ob sie im Alltag funktionieren – nicht danach, wie umfassend sie klingen.
Rücksicht auf den laufenden Betrieb
Analyse und Umsetzung werden so geplant, dass Sprechstunde, Touren oder Terminplan möglichst wenig belastet werden.
Unabhängig in der Empfehlung
Empfohlen wird, was zum Ablauf passt – auch wenn das keine neue Software und nicht KollaMed Sync ist.
Sorgfältig mit Daten
Die Analyse betrachtet Abläufe, nicht Patientendaten. Wo Einblick in Systeme mit personenbezogenen Daten nötig wird, werden die Voraussetzungen vorher geklärt.
Häufige Fragen.
Wie viel Zeit muss unser Team einplanen?
Das hängt vom Umfang ab und wird im Erstgespräch besprochen. Ziel ist, den laufenden Betrieb so wenig wie möglich zu belasten.
Was kostet eine Zusammenarbeit?
Das hängt davon ab, was analysiert und umgesetzt werden soll. Nach dem unverbindlichen Erstgespräch erhalten Sie ein Angebot; die Zusammenarbeit beginnt erst, wenn Sie zustimmen.
Wie lange dauert ein Projekt?
Eine pauschale Laufzeit gibt es nicht. Das Lösungskonzept aus Phase 3 legt fest, was in welcher Reihenfolge umgesetzt wird.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht zwingend. Oft lassen sich Abläufe mit vorhandenen Programmen und klareren Zuständigkeiten vereinfachen. Neue Software wird nur empfohlen, wenn sie einen erkennbaren Vorteil hat.
Wird unsere vorhandene Software berücksichtigt?
Ja. Welche Anpassungen oder Verbindungen möglich sind, hängt von den Schnittstellen und Bedingungen des jeweiligen Herstellers ab und wird im Einzelfall geprüft.
Gibt es Unterstützung nach der Einführung?
Die Überprüfung in Phase 5 gehört zum Vorgehen. Ob darüber hinaus Wartung oder Weiterentwicklung vereinbart wird, legen Sie gemeinsam fest.
Was, wenn sich keine sinnvolle Verbesserung ergibt?
Dann erhalten Sie diese Einschätzung offen. Nicht jedes Problem braucht eine technische Lösung.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.