Weniger Nachtelefonieren im ambulanten Pflegedienst.
Verordnungen, Rezepte und Hilfsmittel müssen bei Arztpraxen angefragt, Fristen im Blick behalten und Rückmeldungen nachgehalten werden – oft per Fax und Telefon. KollaMed ordnet diese Büroabläufe und setzt passende digitale Lösungen um, darunter die eigene Software KollaMed Sync.
Wo im Pflegedienst Zeit verloren geht.
Die Pflege selbst findet bei den Menschen zu Hause statt. Die Zeitfresser liegen oft im Büro – und an der Schnittstelle zu den Arztpraxen.
Anfragen an Arztpraxen laufen über Fax und Telefon
Ob eine Verordnungs- oder Rezeptanfrage angekommen ist, weiß niemand sicher.
Der Bearbeitungsstand bleibt unklar
Ausgestellt, Rückfrage oder abgelehnt? Für jede Antwort beginnt die nächste Nachfrage.
Fristen für Folgeverordnungen geraten aus dem Blick
Wann welche Verordnung ausläuft, steht verteilt in Listen und Kalendern.
Informationen aus der Tour kommen verspätet an
Was unterwegs auffällt, erreicht das Büro per Anruf oder Zettel – und muss dann noch einmal erfasst werden.
Dieselben Angaben werden mehrfach erfasst
Zwischen Pflegesoftware, Faxvorlage und E-Mail wird abgetippt statt übernommen.
Drei Beispielszenarien.
Die Szenarien sind hypothetisch und zeigen mögliche Lösungswege, keine Kundenprojekte. Was davon passt, hängt auch von der eingesetzten Pflegesoftware ab.
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Verordnungsanfragen mit gemeinsamem Status
Beispielszenario · Pflegedienst und Praxis
- Ausgangslage
- Anfragen gehen per Fax an mehrere Praxen; ob und wann sie bearbeitet werden, bleibt offen.
- Möglicher Lösungsweg
- Strukturierte Anfragen als gemeinsamer Vorgang mit Status und Rückfragen – zum Beispiel mit KollaMed Sync, sofern die Partnerpraxen mitmachen.
- Praktischer Nutzen
- Beide Seiten sehen denselben Stand, und das Büro muss seltener nachtelefonieren.
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Fristen für Folgeverordnungen im Blick
Beispielszenario · Pflegedienst
- Ausgangslage
- Auslaufende Verordnungen fallen erst kurz vorher auf, die Anfrage bei der Praxis wird dann dringend.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine Übersicht mit Laufzeiten und rechtzeitiger Erinnerung – in der vorhandenen Pflegesoftware oder als kleines Werkzeug daneben.
- Praktischer Nutzen
- Folgeverordnungen werden planbar angefragt statt unter Zeitdruck.
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Rückmeldungen aus der Tour strukturiert erfassen
Beispielszenario · Pflegedienst
- Ausgangslage
- Hinweise wie fehlendes Verbandsmaterial kommen per Anruf oder Zettel ins Büro und werden dort erneut aufgeschrieben.
- Möglicher Lösungsweg
- Eine kurze, strukturierte Meldung mit festen Kategorien, die im Büro als Aufgabe mit Zuständigkeit ankommt.
- Praktischer Nutzen
- Weniger Anrufe während der Tour und nichts geht zwischen Tour und Büro verloren.
KollaMed Sync: Anfragen an Arztpraxen als gemeinsamer Vorgang.
Der Pflegedienst stellt die Anfrage strukturiert, die Praxis bearbeitet sie im Posteingang, und Status, Rückfragen sowie bereitgestellte Unterlagen erscheinen für beide Seiten im selben Vorgang.
KollaMed Sync ist ein bestehendes Produkt von KollaMed. Den vollen Nutzen gibt es, wenn Pflegedienst und Partnerpraxen gemeinsam starten.
Pflegedienst
Anfrage · Kowalski, Dieter
Rückmeldung eingegangen · Unterlage bereitgestellt
Arztpraxis
Posteingang · heute
Noch nichts eingegangen
Beispielhafte Darstellung aus KollaMed Sync mit fiktiven Daten.
Sorgfältig mit sensiblen Daten.
Im Gesundheitswesen entscheidet nicht nur, was technisch möglich ist, sondern auch, wo und wie Daten verarbeitet werden. Das wird vor jeder Umsetzung gemeinsam geklärt.
Rollen und Zugriffsrechte
Jede Person sieht und bearbeitet nur, was sie für ihre Aufgabe braucht.
Erforderliche statt möglicher Daten
Ein Ablauf erfasst nur die Angaben, die er tatsächlich benötigt.
Geeignete Betriebsumgebung
Wo eine Lösung läuft – lokal, auf eigenen Servern oder bei einem Anbieter – wird passend zu den Daten gewählt.
Nachvollziehbare Verarbeitung
Es bleibt erkennbar, wer einen Vorgang wann bearbeitet hat.
Organisatorische Voraussetzungen
Verträge zur Auftragsverarbeitung, Berechtigungskonzepte und Einweisungen gehören zur Einführung dazu.
Vorhandene Software
Anbindungen hängen von den Schnittstellen und den Bedingungen des jeweiligen Herstellers ab.
Nicht jedes Automatisierungswerkzeug ist für Gesundheitsdaten geeignet, und eine pauschale Zusage zur Datenschutzkonformität gibt KollaMed nicht. Medizinische und therapeutische Entscheidungen bleiben beim Fachpersonal: Automatisiert werden administrative Schritte, keine Diagnosen, Therapien oder medizinischen Bewertungen.
Welcher Ablauf kostet Sie gerade am meisten Zeit?
Beschreiben Sie ihn im unverbindlichen Erstgespräch. Danach wissen Sie, ob sich eine Veränderung lohnt und welche Art von Lösung infrage kommt – organisatorisch, mit vorhandener Software oder mit einem eigenen Werkzeug.